JEDES DOKUMENT IN ZEHN SEKUNDEN

Ein System, in dem alle Dokumente Ihres Unternehmens digital liegen, sich in Sekunden finden lassen, automatisch zum Richtigen zur Bearbeitung laufen und so aufbewahrt werden, dass ein Prüfer sie akzeptiert.

Ein DMS lohnt sich eigentlich bei allen Firmen, die Dokumente revisionssicher ablegen und Ihren Dokumentenfluss digitalisieren wollen. Meistens ab 3 Mitarbeitern im Büro.

Die GoBD sind die Vorgaben der Finanzverwaltung, wie steuerrelevante Unterlagen digital aufzubewahren sind: unveränderbar, vollständig, nachvollziehbar, auffindbar. Die DOCBOX® ist für die revisionssichere Archivierung nach GoBD ausgelegt und liefert eine Verfahrensdokumentation für die Software mit. Eine Zertifizierung gibt es nicht für die Software allein, nur für Ihr Gesamtverfahren – das stimmen wir mit Ihrem Steuerberater ab.

Die Rechnung kommt per Mail an eine zentrale Adresse, als E-Rechnung oder wird gescannt. Die DOCBOX® liest Lieferant, Datum, Betrag und Rechnungsnummer aus und legt sie dem zuständigen Besteller vor, der am PC oder Handy freigibt oder ablehnt. Nach Freigabe geht sie vorkontiert an die Buchhaltung. Liegt sie zu lange, erinnert das System. Der Ordner Eingangskorb entfällt.

Die DOCBOX® der aktivweb System- und Datentechnik GmbH aus Bodenmais – mehr als 25.000 Anwender, über 100 Fachhandelspartner. Sie läuft in der Cloud in deutschen Rechenzentren oder bei Ihnen im Haus, der Funktionsumfang ist praktisch gleich, und Sie können später wechseln. Wir sind autorisierter DOCBOX®-Partner. Wenn Sie bereits ein DMS haben, sehen wir uns zuerst an, ob es sich besser einrichten lässt.

Sie entscheiden, wie weit zurück gescannt wird. Die meisten Kunden nehmen die laufenden Aufbewahrungsfristen – acht Jahre bei Buchungsbelegen, zehn bei Büchern und Abschlüssen – und lassen Älteres im Keller. Das Scannen übernehmen wir und pflegen den Bestand so ein, dass er durchsuchbar im Archiv liegt.

Ein Festpreis für die Einführung, abhängig von Nutzern, Abläufen und Altbestand, dazu ein Monatsbetrag für Lizenz und Betrieb, ab 29 € pro Nutzer. Nach der Bestandsaufnahme nennen wir beide Zahlen. Rechnen Sie dagegen, was Suchen, verpasstes Skonto und Ordnerräume heute kosten – der Rechner in Kapitel 02 hilft dabei.

Ja. Die DOCBOX® ist eine Web-Anwendung und läuft unter Windows, macOS, Linux, iOS und Android. Freigaben, Suche und Ablage funktionieren im Browser und per App. Die Rechnung wird nicht mehr durch das Haus getragen, sie erscheint auf dem Handy des Abteilungsleiters, auch wenn der auf der Baustelle ist.

Ab dem 1. Januar 2027, wenn Ihr Vorjahresumsatz über 800.000 € lag; ab dem 1. Januar 2028 alle Unternehmen. Empfangen können müssen Sie E-Rechnungen schon seit 2025. Eine PDF per Mail zählt nicht.

Aktuell empfehlen wir das nicht – das ersetzende Scannen setzt eine abgestimmte Verfahrensdokumentation voraus, die Ihr Steuerberater freigibt. In der Praxis ist die Frage kleiner, als sie klingt: Es gehen nicht mehr viele Dokumente postalisch ein.

Zwischen Cloud und eigenem Haus wechseln Sie in beide Richtungen – Dokumente, Metadaten und Workflows bleiben erhalten. Ihre Daten liegen in einer eigenen SQL-Datenbank, die Ihnen gehört.