Der Stundenzettel kommt am Monatsende
Auf Papier oder in Excel, aus dem Gedächtnis ausgefüllt. Die Buchhaltung tippt ab, fragt nach, korrigiert – und die Abrechnung wartet.
ZEITERFASSUNG,EINFACH GEMACHT.
Mit timeCard 10 von REINER SCT stempeln Ihre Mitarbeiter im Browser, in der App oder am Terminal mit Karte – auf Windows, Mac, Linux und dem Handy. Wir richten ein, schulen und bleiben Ihr Ansprechpartner.
Warum ub.unitel?
Zeiterfassung ist Pflicht geworden, aber aufwändig und teuer muss es nicht sein.
Seit dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs von 2019 und der Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts von 2022 müssen Arbeitgeber die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter systematisch erfassen. Beginn, Ende und Dauer, mit Pausen. Der Stundenzettel in Excel erfüllt das auf dem Papier, in der Praxis kostet er jeden Monat Stunden und hält keiner Prüfung stand.
timeCard von REINER SCT läuft im Browser. Ihre Mitarbeiter stempeln am Windows-PC, am Mac, unter Linux, am Tablet oder in der App auf dem Handy – oder sie halten am Terminal die Karte vor. Es gibt zwei Tasten, Kommen und Gehen, und jeder sieht sein eigenes Zeitkonto. Mehr muss niemand lernen.
Wir sind IT-Systemhaus, kein Softwarehändler. Wir stellen den Server, hängen die Terminals ins Netzwerk, richten Arbeitszeitmodelle und Pausenregeln ein und geben Ihnen eine Einweisung. Von Sandersdorf-Brehna aus für Betriebe in Bitterfeld-Wolfen, Halle, Leipzig und der Region.
Kennen Sie das?
Fünf Sätze, die wir hören, wenn es um Arbeitszeiten geht.
Über Überstunden wird gestritten
Der Mitarbeiter sagt vierzig, der Chef sagt zwanzig. Belegen kann es keiner. Spätestens vor dem Arbeitsgericht zählt nur, was aufgeschrieben ist.
Urlaub läuft per Zuruf
Der Antrag steht in einer Mail, die Zusage kam im Flur. Wer wann fehlt, weiß nur der Kalender an der Wand, und der ist nicht aktuell.
Wer draußen arbeitet, ist unsichtbar
Baustelle, Kunde, Homeoffice – die Zeit wird abends nachgetragen, wenn überhaupt. Projektstunden für die Rechnung fehlen oder stimmen nicht.
Die alte Stempeluhr kann nur stempeln
Die Streifen werden von Hand ausgewertet, Pausen und Zuschläge rechnet jemand nach. Ein Export zum Lohnbüro? Gibt es nicht.
So wird gestempelt
Drei Wege in eine Zeiterfassung, für jeden Arbeitsplatz der passende.
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In der App auf dem Handy
Für iOS und Android, kostenlos für Ihre Mitarbeiter. Kommen, Gehen, Pause, Projekt wechseln, Urlaub beantragen – und das eigene Zeitkonto sehen. Ohne Netz wird die Buchung gespeichert und nachgereicht, sobald das Handy wieder online ist.
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Im Browser am Arbeitsplatz
Windows, Mac, Linux oder Tablet – timeCard läuft im Browser, ohne Installation am Arbeitsplatz. Zwei Tasten für Kommen und Gehen, daneben Saldo und Resturlaub. Auch im Homeoffice.
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Am Terminal mit Chip oder Karte
Für Halle, Werkstatt, Lager und Empfang. Karte oder Transponder vorhalten, fertig. Das Terminal hängt in Ihrem Netzwerk und meldet jede Buchung sofort an die Software – ohne Rechner, ohne App.
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Standort beim Stempeln, DSGVO-konform
Auf Wunsch speichert die App beim Kommen und Gehen den Ort dazu – als Punkt zum Zeitstempel, nicht als Bewegungsprofil. Dazwischen wird nichts aufgezeichnet. Die Funktion ist je Firma einstellbar und mit dem Betriebsrat abzustimmen.
Der Ablauf
Von der Exceltabelle zur Zeiterfassung, in wenigen Wochen.
- ein Termin
Online-Bestandsaufnahme
Wir fragen, wie bei Ihnen gearbeitet wird: Schichten, Gleitzeit, Teilzeit, Pausenregeln, Zuschläge. Wer stempelt wo, wer braucht ein Terminal, wer die App. Und wie Ihre Lohnabrechnung heute zum Steuerberater kommt.
- etwa 1 Woche
Angebot
Lizenzen für Ihre Mitarbeiterzahl, die passenden Terminals und Karten, Einrichtung und auf Wunsch der laufende Betrieb durch uns. Sie sehen, was es einmalig und im Jahr kostet.
- 1 bis 2 Wochen
Einrichten
Wir installieren timeCard auf einem Server bei Ihnen oder im deutschen Rechenzentrum gehostet, legen Arbeitszeitmodelle, Pausen und Urlaubskonten an, importieren Ihre Mitarbeiter und montieren bei Bedarf die Terminals im Netzwerk.
- ein Vormittag
Start mit Ihren Mitarbeitern
Jeder bekommt Zugang, App oder Karte und eine kurze Einweisung oder ein Hilfsdokument an die Hand. Das reicht in der Regel, denn es gibt nur Kommen, Gehen und das eigene Konto. Einfacher geht nicht.
- fortlaufend
Betrieb
Updates, Sicherung, neue Mitarbeiter, ein weiteres Terminal oder ein geändertes Arbeitszeitmodell übernehmen wir.
Das steckt in timeCard
Zeiterfassung ist der Kern. Drumherum das, was eine Personalabteilung oder die Chefin selbst jeden Monat braucht.
Arbeitszeit und Pausen
Kommen, Gehen, Pausen, Dienstgang. Gesetzliche Pausen und Ruhezeiten werden nach Ihren Regeln geprüft, Soll und Ist stehen jedem Mitarbeiter tagesaktuell im eigenen Konto.
Urlaub und Abwesenheiten
Antrag in der App oder im Browser, Freigabe durch den Vorgesetzten, Resturlaub immer sichtbar. Krankheit, Fortbildung und Dienstreise als eigene Abwesenheitsarten, mit Kalender für das Team.
Projektzeiten
Zeit auf Projekte und Tätigkeiten buchen, am Terminal, in der App oder im Browser. Daraus werden die Stunden für Ihre Rechnungen und die Nachkalkulation.
Auswertungen
Wer ist da, wer fehlt, wer hat wie viele Überstunden. Monatsjournale, Jahresübersichten und Listen für die Prüfung, mit wenigen Klicks als PDF oder Tabelle.
DATEV-Anbindung
timeCard ist seit 2014 DATEV-Partner. Stunden, Fehlzeiten und Zuschläge gehen an DATEV Lohn und Gehalt oder LODAS – als Export oder mit dem Zusatzmodul timeCard Lohn direkt über den DATEV-Zugang Ihres Steuerberaters.
Terminals und Zutritt
RFID-Terminals für Flur, Halle und Empfang, Karten und Transponder für Ihre Mitarbeiter. Dieselbe Karte öffnet auf Wunsch auch Türen – die Zutrittskontrolle läuft im selben System.
Datenschutz
Erfasst wird, was die Abrechnung braucht, nicht mehr. Rollen regeln, wer welche Daten sieht. Der Standort ist optional und nur ein Punkt zum Zeitstempel. Die Daten liegen auf Ihrem Server oder in einem deutschen Rechenzentrum.
Einrichtung und Betrieb
Server, Netzwerk, Terminals, Updates, Sicherung – aus einer Hand, von denselben Leuten, die Ihre IT betreuen. Eine Änderung am Arbeitszeitmodell ist ein Anruf bei uns.
Häufig gefragt
Fragen, die vor jeder Zeiterfassung stehen.
Müssen wir die Arbeitszeit überhaupt erfassen?
Ja. Der Europäische Gerichtshof hat 2019 entschieden, dass Arbeitgeber ein System brauchen, mit dem die tägliche Arbeitszeit gemessen wird, und das Bundesarbeitsgericht hat 2022 bestätigt, dass diese Pflicht in Deutschland bereits gilt. Erfasst werden Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit einschließlich der Pausen. Für Minijobber und einige Branchen gelten zusätzlich die Aufzeichnungspflichten des Mindestlohngesetzes. Wie Sie das umsetzen, ist Ihnen überlassen – eine Exceltabelle genügt formal, timeCard macht es verlässlich. Für die rechtliche Einordnung Ihres Betriebs fragen Sie bitte Ihren Anwalt oder Steuerberater.
Auf welchen Geräten läuft timeCard?
Die Bedienung läuft im Browser. Damit funktioniert timeCard auf Windows-PCs, Macs, Linux-Rechnern und Tablets, ohne dass am Arbeitsplatz etwas installiert wird. Für das Handy gibt es die App für iOS und Android. Dazu kommen die Terminals von REINER SCT für alle, die weder Rechner noch Smartphone am Arbeitsplatz haben. Die Software selbst läuft auf einem Server, bei Ihnen oder gehostet.
Kommen unsere Mitarbeiter damit zurecht?
Das ist der Punkt, an dem Zeiterfassung meist scheitert, und der Grund, warum wir timeCard empfehlen. Für den Mitarbeiter gibt es zwei Tasten, Kommen und Gehen, dazu sein eigenes Zeitkonto mit Saldo und Resturlaub. Am Terminal ist es eine Karte, die er vorhält. Die Einweisung dauert wenige Minuten, danach kommen vom Endanwender in der Regel keine Rückfragen mehr.
Wie funktioniert die Erfassung mit Standort?
Beim Stempeln in der App kann der Ort mit gespeichert werden: ein Punkt zum Zeitstempel beim Kommen und beim Gehen. Zwischen den Buchungen wird nichts aufgezeichnet, es entsteht kein Bewegungsprofil, und das Handy wird nicht verfolgt. Die Funktion ist optional und wird je Firma eingestellt. Sinnvoll ist sie dort, wo an wechselnden Orten gearbeitet wird, etwa auf Baustellen oder beim Kunden. Wir empfehlen, sie vorher mit dem Betriebsrat zu besprechen, falls es einen gibt.
Wie kommen die Zeiten zu DATEV?
timeCard ist seit 2014 DATEV-Partner. Die abrechnungsrelevanten Daten, also Stunden, Fehlzeiten und Zuschläge, gehen an DATEV Lohn und Gehalt oder DATEV LODAS.
Wo liegen die Daten?
Auf einem Server bei Ihnen im Haus oder gehostet in einem deutschen Rechenzentrum, je nachdem, wie Ihre übrige IT aufgestellt ist. In beiden Fällen bleiben die Daten unter Ihrer Kontrolle, und wir kümmern uns um Updates und Sicherung. Was besser passt, besprechen wir in der Bestandsaufnahme.
Was ist mit Homeoffice, Außendienst und Baustelle?
Im Homeoffice stempeln Ihre Mitarbeiter im Browser oder in der App, genau wie im Büro. Unterwegs übernimmt die App, auf Wunsch mit Standort zum Zeitstempel. Ohne Netz speichert sie die Buchung und überträgt sie später. Projektzeiten lassen sich dabei gleich mitbuchen, sodass Sie abends wissen, welche Stunden auf welchen Auftrag gehen.
Geht Vertrauensarbeitszeit weiterhin?
Ja. Vertrauensarbeitszeit heißt, dass Sie nicht vorgeben, wann gearbeitet wird, nicht, dass die Zeit nicht erfasst wird. Ihre Mitarbeiter stempeln selbst, wann sie anfangen und aufhören, und timeCard führt das Konto. Die Erfassungspflicht ist damit erfüllt, ohne dass jemand kontrolliert, wer um neun am Platz sitzt.
Was kostet die Zeiterfassung?
Das hängt an der Zahl der Mitarbeiter, an den Terminals und daran, ob die Software bei Ihnen oder gehostet läuft. Einmalig fallen Einrichtung, Terminals und Karten an, laufend die Lizenz je Mitarbeiter und auf Wunsch der Betrieb durch uns. Nach der Bestandsaufnahme bekommen Sie ein Angebot mit beiden Beträgen. Auf den Mitarbeiter heruntergerechnet fallen im Monat in der Regel weit unter 10€ für Lizenz, Hardware & Sicherung an.
Erstgespräch
Wie bei Ihnen gearbeitet wird, sehen wir uns gemeinsam an.
Wir kommen vorbei oder sprechen am Telefon über Schichten, Pausen, Standorte und Ihre Lohnabrechnung. Danach wissen Sie, was eine Zeiterfassung bei Ihnen kostet und wie schnell sie steht.
