LANGWEILEN SIE MASCHINEN,NICHT IHRE MITARBEITER
Wir automatisieren Abläufe, die Ihre Mitarbeiter täglich von Hand erledigen: Belege erfassen, Daten von A nach B tragen, Berichte zusammenstellen. Und wir sagen, welche Abläufe man besser lässt.
Automatisierung beginnt mit Beobachtung. Wir verstehen, bevor wir umsetzen.
Prozessautomatisierung im Mittelstand fängt nicht mit einer großen Plattform an, sondern mit einem Ablauf, der jeden Tag Zeit frisst. Die Lieferscheine, die jemand abtippt. Die Bestellungen, die aus dem Shop per Hand ins ERP wandern. Der Wochenbericht, für den jemand am Montagmorgen drei Stunden Zahlen aus vier Systemen zusammensucht. Wir suchen mit Ihnen den einen Ablauf, bei dem der Nutzen am größten und das Risiko am kleinsten ist.
Nicht alles gehört automatisiert. Ein Ablauf, der sich jeden Monat ändert, ist zu früh. Ein Ablauf, bei dem eine Person Ermessen ausübt, gehört zur Person. Und ein Ablauf, den niemand richtig beschreiben kann, wird durch Automatisierung nicht besser, sondern schneller falsch.
Eine normale Woche im Büro. Automatisiert.
- Mo 07:00
Berichte und Auswertungen
Zahlen aus mehreren Systemen, jeden Montag um 7 Uhr fertig im Postfach oder auf einem Dashboard. Ohne, dass das jemand händisch zusammenträgt.
vorher 3 Std.0 Std. - Di täglich
Belegerfassung
Lieferscheine, Rechnungen, Wiegescheine, Auftragsbestätigungen: Aus PDF oder Scan werden Daten, die geprüft im ERP oder DMS landen. Was die Erkennung nicht sicher lesen kann, geht an einen Menschen.
vorher 30× am Tag0× abtippen - Mi 10:15
Datenübergabe zwischen Systemen
Shop an ERP, ERP an Buchhaltung, Zeiterfassung an Lohn. Was heute exportiert, umgebaut und importiert wird, läuft automatisch und protokolliert.
vorher 2 Versionen1 Version - Do 14:00
Freigaben und Workflows
Rechnungen, Urlaubsanträge, Bestellungen laufen zum Richtigen, erinnern, wenn nichts passiert, und eskalieren, wenn es zu lange dauert. Auch vom Handy aus.
vorher Skonto wegSkonto gezogen - Fr —
Kontrolle und Ausnahmen
Jede Automatisierung meldet auf Wunsch, was nicht sicher entschieden werden konnte. Je nach Wichtigkeit täglich oder wöchentlich. Sie entscheiden.
vorher kein BerichtBericht da
Zusammengesetzt aus Abläufen, die wir bei Kunden regelmäßig vorfinden.
Ein Prozess nach dem anderen. Mit dem teuersten zuerst.
- 1 Tag vor Ort
Abläufe sichten
Wir sehen uns mit Ihnen die Abläufe an, die Zeit kosten, und fragen die Mitarbeiter, die sie machen. Am Ende steht eine Liste mit Aufwand pro Ablauf und einer Einschätzung, was automatisierbar ist.
- 1 Woche
Den ersten Prozess wählen
Wir wählen gemeinsam den Ablauf mit dem besten Verhältnis aus Nutzen, Häufigkeit und Risiko. Dafür bekommen Sie ein Angebot.
- 2 bis 6 Wochen
Bauen und testen
Die Automatisierung entsteht, läuft zuerst parallel zum Handbetrieb, und wir vergleichen die Ergebnisse. Erst wenn die Fehlerquote stimmt, schalten wir um.
- fortlaufend
Betrieb und Kontrolle
Läuft etwas schief, meldet die Automatisierung es, statt es leise falsch zu machen. Ein Mitarbeiter bei Ihnen sieht die Ausnahmen, wir sehen die Technik.
- wenn Sie wollen
Der nächste Prozess
Mit dem ersten Ergebnis in der Hand entscheiden Sie, ob der zweite Ablauf dran ist. Viele Kunden machen weiter. Einige hören nach dem ersten auf, weil der den größten Schmerz genommen hat. Beides ist richtig.
Fragen, die vor jeder Automatisierung stehen.
Welche Prozesse lohnen sich für Automatisierung?
Abläufe, die oft vorkommen, immer gleich laufen und Daten von einem Ort zum anderen bringen. Belegerfassung, Datenübergabe zwischen Systemen, wiederkehrende Berichte, Freigaben. Faustregel: Wenn ein Ablauf täglich vorkommt und jemand dafür Werte aus einem System abliest und in ein anderes eintippt, lohnt es sich fast immer.
Wie wählt man den ersten Prozess aus?
Nicht den größten, sondern den mit dem besten Verhältnis: hoher Aufwand heute, klare Regeln, kleines Risiko, wenn etwas schiefgeht. Die Lieferscheinerfassung ist meist ein besserer Start als die Preiskalkulation. Wir gehen die Liste mit Ihnen durch und geben eine Empfehlung mit Begründung.
Was sollte man nicht automatisieren?
Alles, was Ermessen braucht: Reklamationen bewerten, Preise verhandeln, Mitarbeitergespräche. Abläufe, die sich gerade ändern oder die niemand sauber beschreiben kann. Und Dinge, die selten sind. Für zwölf Vorgänge im Jahr ist ein Mensch günstiger als jede Automatisierung.
Was kostet Prozessautomatisierung?
Nach dem Tag vor Ort bekommen Sie für den ersten Prozess ein Angebot, dazu den monatlichen Betrag für Betrieb und Kontrolle. Rechnen Sie dagegen, was der Ablauf heute an Arbeitsstunden kostet. Bei den meisten unserer Kunden liegt die Amortisation unter einem Jahr.
Was passiert, wenn die Automatisierung einen Fehler macht?
Sie soll ihn melden, nicht verstecken. Wir bauen jede Automatisierung so, dass sie unsichere Fälle an einen Menschen gibt, statt zu raten. Ein Lieferschein, dessen Menge nicht lesbar ist, landet in einer Liste, nicht falsch im ERP. Diese Liste sieht ein Mitarbeiter bei Ihnen jeden Morgen durch.
Brauchen wir dafür neue Software?
Meistens nicht. Wir arbeiten mit dem, was Sie haben: Ihrem ERP, Ihrem Mailsystem, Microsoft 365, Ihrem DMS. Automatisierung heißt, diese Systeme miteinander sprechen zu lassen. Ob eine Hersteller-Schnittstelle nötig ist und was, wenn es keine gibt, steht auf unserer Seite zu API-Integrationen.
Nennen Sie uns den Ablauf, der am meisten nervt.
Ein Tag bei Ihnen reicht für eine Liste mit Aufwand und Einschätzung. Danach wissen Sie, welcher Prozess sich zuerst lohnt und was er kostet.
