Intranet und Portale
Eine Startseite mit Neuigkeiten, Telefonverzeichnis, Formularen und Urlaubskalender. Auch im Homeoffice und in der Halle.
IHRE M365-LIZENZKANN VIEL MEHR
Wir entwickeln auf Microsoft 365: Intranet und Portale in SharePoint, Abläufe mit der Power Platform, Umzug vom Netzlaufwerk mit Berechtigungskonzept. Wir unterstützen Sie bei Einrichtung und Betrieb.
SharePoint-Entwicklung
Ihre Mitarbeiter sind mit dem Lizenzpaket von Microsoft ausgestattet. Doch genutzt wird meist nur ein Bruchteil.
SharePoint-Entwicklung heißt für uns: Das, was in Ihren Microsoft-365-Lizenzen steckt, so einrichten und ausbauen, dass Ihre Mitarbeiter es tatsächlich nutzen. Ein Intranet, auf dem die Urlaubsliste, das Telefonverzeichnis und die aktuellen Formulare liegen und gefunden werden. Ein Portal für Projekte, das interne Abstimmungs-Mails ersetzt. Abläufe mit Power Automate und Daten in Dataverse, statt händischer Aktionen und Excel-Listen.
Der häufigste Anwendungsfall ist der Umzug vom Netzlaufwerk nach SharePoint. Hier entstehen wichtige Fragen zur Struktur: Wer darf was sehen, wie werden Dateien abgelegt, was passiert mit den 80.000 Dateien, die seit 2014 niemand geöffnet hat. Dafür machen wir vorher ein Berechtigungskonzept und gehen es mit Ihren Abteilungen durch.
Migration
Vom Netzlaufwerk nach SharePoint. Mit Regeln, wer was sieht.
\\server\daten heute
- Allgemein/
- Allgemein_alt/ Kopie
- Buchhaltung/
- Scans 2014/ unberührt
- GF/ alle haben Zugriff
- Personal/ alle haben Zugriff
- Projekte/
- 2019_neu_FINAL/ Kopie
- Vorlagen/
- Vorlagen (2)/ Kopie
80.000 Dateien, die meisten seit 2014 nicht geöffnet
SharePoint · Bibliotheken danach
| BIBLIOTHEK | WER DARF |
|---|---|
| Projekte | Projektteam je Projekt |
| Buchhaltung | Buchhaltung, Geschäftsführung |
| Personal | Personalabteilung, Geschäftsführung |
| Vorlagen | alle lesen, Verwaltung pflegt |
| Archiv bis 2023 | alle lesen, niemand schreibt |
Rechte nach Rollen, nicht nach Einzelpersonen
Der Ablauf 
Erst die Struktur, dann der Umzug.
- 1 bis 2 Tage
Bestandsaufnahme
Was ist in Microsoft 365 heute angelegt, wie arbeiten die Abteilungen, wo liegen Dateien, welche Abläufe laufen auf Papier oder per Mail. Daraus wird eine Liste, was sich mit vorhandenen Lizenzen lösen lässt.
- 1 bis 2 Wochen
Konzept
Struktur für SharePoint und Teams, Berechtigungskonzept nach Abteilungen und Rollen, Umgang mit dem Altbestand, Liste der Abläufe, die automatisiert werden. Inklusive Angebot zum Aufwand.
- 2 bis 6 Wochen
Aufbau
Seiten, Bibliotheken, Berechtigungen, erste Abläufe in Power Automate. Mit einer Pilotabteilung, die es zuerst nutzt und Rückmeldung gibt.
- 1 bis 4 Wochen
Migration vom Netzlaufwerk
Dateien werden bereinigt und in die neue Struktur übertragen. Das Netzlaufwerk bleibt eine Zeit lang schreibgeschützt bestehen, damit nichts verloren geht.
- fortlaufend
Einführung und Weiterentwicklung
Schulung je Abteilung an den eigenen Inhalten, dann Betrieb. Neue Abläufe und Anpassungen kommen in Stufen dazu, wenn Sie das wollen.
Was noch in Ihrer Lizenz steckt
Intranet, Abläufe und Auswertungen, die Sie schon bezahlt haben.
Abläufe statt Papier
Urlaubsanträge, Freigaben, Checklisten und Bestellungen mit Power Automate, ohne eigene Server.
Anwendungen und Auswertungen
Kleine Anwendungen mit Power Apps, Auswertungen mit Power BI. Die Daten liegen zentral statt in Excel-Listen.
Betrieb und Weiterentwicklung
Flows, die überwacht werden, und jemand, der weiß, wie es gebaut ist.
Lizenzen und Einrichtung
Lizenzen, Einrichtung und Absicherung übernimmt unser IT-Bereich.
Microsoft 365 bei ub.IT Häufig gefragt
Fragen, die vor jedem SharePoint-Projekt stehen.
Was ist der Unterschied zwischen dieser Seite und Microsoft 365 unter ub.IT?
Dort geht es um Einrichtung und Betrieb: Lizenzen, Mailumzug, Absicherung, Backup, Support. Hier geht es um das, was darauf aufsetzt: Intranet, Dokumentenstruktur, Berechtigungen, Abläufe mit der Power Platform. Das eine ist das Fundament, das andere das Haus. Wenn Sie beides brauchen, ist es bei uns eine Ansprechpartnerin.
Wie läuft die Migration vom Netzlaufwerk nach SharePoint?
Zuerst die Struktur: Welche Bibliotheken, welche Berechtigungen, welche Metadaten. Dann die Bereinigung: Was seit Jahren niemand geöffnet hat, kommt ins Archiv oder wird gelöscht, das entscheiden Ihre Abteilungen mit einer Liste von uns. Dann der Umzug, meist abteilungsweise am Wochenende. Das Netzlaufwerk bleibt schreibgeschützt bestehen, bis alle sicher sind. Bei 50 Arbeitsplätzen dauert das vier bis acht Wochen.
Was ist ein Berechtigungskonzept und warum brauche ich es?
Eine Beschreibung, welche Rolle in Ihrem Unternehmen auf welche Inhalte zugreifen darf, und die Umsetzung davon in Gruppen. Ohne Konzept werden Rechte einzeln vergeben, jemand gibt aus Bequemlichkeit allen Zugriff, und irgendwann liegen Personalakten offen. Mit Konzept bekommt ein neuer Mitarbeiter eine Gruppe und damit genau die Rechte, die seine Rolle braucht. Und wer geht, verliert sie mit einem Klick.
Was kann ich mit der Power Platform machen?
Abläufe automatisieren, die heute per Mail oder Papier laufen: Urlaubsanträge, Rechnungsfreigaben, Bestellanforderungen, Checklisten für Onboarding. Kleine Anwendungen bauen, etwa eine Erfassung für Wartungsprotokolle auf dem Tablet. Zahlen aus mehreren Quellen in einem Dashboard zeigen. Vieles davon ist in Ihren Lizenzen enthalten.
Was kostet SharePoint-Entwicklung?
Nach der Bestandsaufnahme bekommen Sie ein Angebot mit Festpreis für Konzept, Aufbau und Migration, dazu einen monatlichen Betrag für Betrieb und Weiterentwicklung, wenn Sie das wollen. Lizenzen sind meist schon da. Was fehlt, weisen wir getrennt aus.
Wir haben schon SharePoint und Teams im Einsatz. Können Sie das aufräumen?
Ja, das ist der häufigere Fall. Wir sehen uns an, was angelegt ist, wer worauf Zugriff hat und wo Dateien mehrfach liegen. Daraus wird ein Vorschlag, was bleibt, was zusammengelegt wird und wie die Berechtigungen künftig aussehen. Aufräumen ist oft weniger Arbeit als neu bauen, aber unangenehmer, weil man Dinge löschen muss.
Funktioniert das auch für Mitarbeiter im Lager oder auf der Baustelle?
Ja, das ist einer der Hauptgründe für ein Intranet in Microsoft 365. Es läuft im Browser und als App auf dem Handy. Der Monteur sieht die Anleitung, der Lagermitarbeiter den Urlaubskalender, ohne dass jemand einen PC hat. Wer keine eigene Mailadresse hat, bekommt eine einfache Lizenz dafür.
Erstgespräch
Was steckt in Ihren Lizenzen, das niemand nutzt?
Geben Sie uns einen Blick in Ihr Microsoft 365. Sie bekommen eine Liste, was sich mit dem lösen lässt, was Sie schon bezahlen.
