Der Ex-Kollege zahlt weiter
Vier Lizenzen laufen für Mitarbeiter, die nicht mehr da sind. Bei 30 Euro im Monat pro Kopf fällt das auf der Rechnung nicht auf. Über 3 Jahre kommen 4-stellige Beträge zusammen.
MICROSOFT 365RICHTIG AUFGESETZT
Wir richten Microsoft 365 so ein, dass es zu Ihrem Betrieb passt: Mail, Teams, Dateien und Lizenzen. Und wir sichern es ab, denn Microsoft macht kein Backup Ihrer Daten. Das überrascht viele.
Microsoft 365
Die Lizenz ist in Minuten gebucht, saubere Einrichtung dauert länger.
Die Microsoft 365 Einrichtung ist bei den meisten Unternehmen, die zu uns kommen, schon passiert. Irgendjemand hat vor drei Jahren Lizenzen bestellt, Postfächer angelegt, Teams eingeführt. Was fehlt: ein Plan, wer welche Lizenz braucht, eine Zwei-Faktor-Anmeldung für alle, ein Backup der Daten und jemand, der die Einstellungen kennt. Wir bringen das in Ordnung oder setzen es von Anfang an richtig auf.
Bei der Lizenzierung finden wir fast immer Geld. Mitarbeiter, die längst gegangen sind, haben noch eine bezahlte Lizenz. Alle haben das teure Paket, obwohl die Hälfte nur Mail braucht. Oder umgekehrt: Alle haben das günstige, und die Zwei-Faktor-Anmeldung, die im teureren steckt, fehlt.
Wir migrieren Mail von Exchange-Servern und Dateien von Netzlaufwerken, richten Berechtigungen ein und übernehmen danach den Betrieb. Für Unternehmen zwischen Halle (Saale), Leipzig, Bitterfeld-Wolfen und Wittenberg, mit echten Ansprechpartnern vor Ort in Sandersdorf-Brehna.
Kennen Sie das?
Fünf Dinge, die wir in bestehenden Microsoft-365-Umgebungen regelmäßig vorfinden.
Ohne zweiten Faktor
Das Passwort reicht, um sich von überall in das Postfach des Geschäftsführers einzuloggen. Die Einstellung, die das verhindert, ist vorhanden. Sie ist nur aus.
Kein Backup, weil Cloud
Die Annahme: Microsoft sichert schon. Microsoft hält Daten hochverfügbar, aber was ein Mitarbeiter löscht oder ein Angreifer verschlüsselt, ist nach der Aufbewahrungsfrist weg.
Teams ist ein Dateifriedhof
Jeder hat Teams angelegt, jedes Team hat Dateien, niemand weiß mehr, wo die aktuelle Version des Angebots liegt. Das alte Netzlaufwerk läuft parallel weiter.
Der Exchange-Server im Keller
Er läuft noch, weil niemand den Umzug anfassen will. Updates bekommt er nicht mehr, aber jede Mail des Unternehmens geht durch ihn.
Der Ablauf 
So läuft es, Schritt für Schritt.
- 1 Woche
Bestandsaufnahme
Wir sehen uns Ihren aktuellen Stand an: vorhandene Lizenzen, Postfächer, Netzlaufwerke, Domänen. Dazu ein Gespräch, wer womit arbeitet. Daraus entsteht der Lizenzplan.
- 1 Woche
Einrichtung und Absicherung
Mandant einrichten oder aufräumen, Zwei-Faktor-Anmeldung für alle, Regeln gegen Weiterleitung nach außen, Backup der Microsoft-365-Daten einrichten.
- 1 bis 3 Wochen
Migration
Postfächer vom alten Exchange oder anderen Anbietern, Dateien vom Netzlaufwerk nach SharePoint oder OneDrive. Die Mail-Umstellung passiert in der Regel ohne Downtime.
- 1 Woche
Einführung der Mitarbeiter
Ein Termin vor Ort oder per Teams: Wo sind die Dateien, wie funktioniert die Anmeldung mit dem Handy, wen ruft man an. Danach eine kurze Anleitung zum Nachlesen.
- fortlaufend
Betrieb
Lizenzen anpassen, wenn jemand kommt oder geht. Updates der Einstellungen, Kontrolle des Backups, Support für Ihre Mitarbeiter.
Das steckt in unserer Microsoft-365-Einrichtung
Acht Bausteine, von der ersten Lizenz bis zum laufenden Betrieb.
Lizenzberatung
Wer braucht welches Paket. Wir gehen die Mitarbeiterliste durch und ordnen zu, statt allen dasselbe zu geben.
Einrichtung des Mandanten
Domänen, Benutzer, Gruppen, Grundeinstellungen. Sauber angelegt, damit spätere Änderungen nicht zum Suchspiel werden.
Mail-Migration
Postfächer, Kalender und Kontakte vom bisherigen Exchange-Server oder Provider nach Exchange Online.
Dateimigration
Netzlaufwerke nach SharePoint und OneDrive, mit einer Struktur, die zu Ihren Abteilungen passt, und Berechtigungen, die dem entsprechen, was vorher galt.
Zwei-Faktor-Anmeldung
Für jeden Benutzer, auch außerhalb der IT. Mit Ausnahmeregeln für Geräte im Büro, damit der Alltag nicht nervt.
Backup Ihrer M365-Daten
Postfächer, OneDrive, SharePoint und Teams werden täglich in ein Backup außerhalb von Microsoft gesichert. Gelöschtes lässt sich auch nach Monaten zurückholen.
Sicherheitsregeln
Keine automatischen Weiterleitungen nach außen, Warnung bei Mails von außen, Schutz vor gefälschten Absendern und Threat Protection in Ihrem Posteingang.
Lizenzverwaltung im Betrieb
Kommt jemand, richten wir ihn ein. Geht jemand, sichern wir das Postfach und geben die Lizenz frei. Sie zahlen für die Menschen, die da sind.
Häufig gefragt
Fragen, die vor jedem Auftrag stehen.
Was kostet Microsoft 365 und wie lizenziert man richtig?
Die Lizenzpreise legt Microsoft fest und ändert sie regelmäßig, deshalb nennen wir hier keine Zahl. Richtig lizenzieren heißt: Jeder Mitarbeiter bekommt das Paket, das zu seiner Arbeit passt. Ein Lagermitarbeiter mit Mail braucht etwas anderes als eine Sachbearbeiterin mit Excel und Teams. Wir gehen das mit Ihnen pro Person durch und buchen für Sie.
Muss ich meine Daten in Microsoft 365 wirklich extra sichern?
Ja. Microsoft sorgt dafür, dass der Dienst läuft und Daten nicht durch Hardwareausfall verloren gehen. Was ein Mitarbeiter löscht, ein Angreifer verschlüsselt oder eine falsche Regel wegräumt, ist nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist weg. Microsoft schreibt das selbst in seine Nutzungsbedingungen. Wir sichern deshalb Postfächer, Dateien und Teams täglich außerhalb von Microsoft.
Wie läuft der Umzug vom alten Exchange-Server?
Wir kopieren die Postfächer im Hintergrund nach Exchange Online, während der alte Server weiterläuft. An einem Abend stellen wir die Mailzustellung um. Am nächsten Morgen öffnen Ihre Mitarbeiter Outlook, melden sich einmal neu an und haben alles wie vorher. Den alten Server schalten wir erst nach einigen Wochen ab.
Was passiert mit unserem Netzlaufwerk?
Es zieht nach SharePoint um, in einer Struktur nach Abteilungen oder Projekten, die wir vorher mit Ihnen festlegen. Dateien, die niemand mehr braucht, nehmen wir nicht mit, das besprechen wir vorher. Das Netzlaufwerk bleibt eine Zeit lang schreibgeschützt bestehen, damit nichts verloren geht.
Können wir Microsoft 365 auch ohne Cloud nutzen?
Nein, Microsoft 365 ist ein Cloud-Dienst. Ihre Daten liegen in Microsofts Rechenzentren, für deutsche Kunden in der Regel in der EU. Wenn Ihre Daten aus rechtlichen oder vertraglichen Gründen im eigenen Haus bleiben müssen, ist Microsoft 365 nicht der richtige Weg. Dann sprechen wir über einen eigenen Server, gehostet oder vor Ort.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Für ein Unternehmen mit 20 bis 50 Mitarbeitern in der Regel zwei bis sechs Wochen von der Bestandsaufnahme bis zum Abschluss der Migration. Die eigentlichen Umstellungen erfolgen meist in wenigen Stunden.
Wer hilft unseren Mitarbeitern danach?
Wir, montags bis freitags von 6:00 bis 17:30 Uhr, per Telefon, Mail oder Fernwartung. Fragen zu Teams, Outlook oder verschwundenen Dateien landen bei unseren Technikern, nicht bei einer Microsoft-Hotline.
Wir haben Microsoft 365 schon. Lohnt sich eine Prüfung?
Bei fast jedem Bestand, den wir bisher gesehen haben, ja. Meist finden wir ungenutzte Lizenzen, fehlende Zwei-Faktor-Anmeldung und kein Backup. Die Prüfung dauert einen Tag und Sie bekommen eine Liste, was wir ändern würden und was das bringt.
Lizenz-Check
Ein Blick auf Ihre Lizenzen lohnt sich fast immer.
Schicken Sie uns Ihre Lizenzübersicht oder lassen Sie uns kurz hineinsehen. Danach wissen Sie, was Sie zu viel zahlen und was Ihnen fehlt.
