WIE DIGITAL IST IHR BETRIEB?

Ihre Mitarbeiter suchen regelmäßig nach Rechnungen, Verträgen oder anderen Unterlagen.

Zählt auch, wenn das Suchen nur „kurz“ dauert – es summiert sich über das Jahr.

Dokumente liegen verteilt: im Postfach, in Windows-Ordnern, auf Netzlaufwerken, im Aktenschrank.

Typisch ist die Frage „Wo liegt das noch gleich?“ – und drei mögliche Antworten.

Unterlagen werden ausgedruckt, kopiert oder in Ordnern archiviert.

Auch, wenn nur ein Teil der Belege in den Ordner wandert.

Eingangsrechnungen werden von Hand geprüft und freigegeben.

Sachlich prüfen, abzeichnen, weitergeben – ohne System, das den Stand kennt.

Rechnungen wandern zur Freigabe von Schreibtisch zu Schreibtisch oder von Postfach zu Postfach.

Erkennbar daran, dass niemand sicher sagen kann, wo eine Rechnung gerade liegt.

E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) werden bei Ihnen noch nicht durchgehend digital verarbeitet.

Ausdrucken und abheften zählt nicht als digital. Ab 2027 wird das Pflicht.

Es gibt wiederkehrende Abläufe, die heute jemand von Hand erledigt – und die sich automatisieren ließen.

Posteingang sortieren, Belege zuordnen, Daten abtippen, Erinnerungen schreiben.

KI spielt in Ihrer Verwaltung bislang keine Rolle.

Gemeint ist die Erkennung von Belegen und Inhalten, nicht ein Chatbot.

Personalakten werden ganz oder teilweise auf Papier geführt.

Verträge, Zeugnisse, Krankmeldungen im Hängeregister.

Urlaubsanträge, Freigaben oder Genehmigungen laufen per E-Mail oder Zettel.

Zählt auch, wenn es „meistens“ klappt.